ERP-sirkus saapuu isoon organisaatioon yhtä varmasti kuin sirkusteltta Kaisaniemenpuistoon. Joskus se saapuu pitkän odotuksen jälkeen, joskus jopa hieman yllättäen. Mutta miten erppisirkustirehtöörin eli organisaation päättäjän, pitää tähän sirkukseen varautua? Tarvitaanko kokonaan uudet pellet?
ERP-hankkeet eli yrityksen toiminnan ohjauksen uudistamiseen tähtäävät hankkeet ovat usein organisaation vaativimpia muutoshankkeita. Ne vaativat valtavasti osaamista yrityksen toiminnasta ja tavoitteista, teknisistä asioista, projektinhallinnasta, hankinnasta ja muutoksen läpiviennistä. Tätä kaikkea osaamista tarvitaan omaan organisaatioon silloinkin, kun mukana on toimittajakumppani. Organisaatiossa kannattaakin heti ERP-hankkeen suunnittelun alkaessa arvioida lisäresurssien ja osaamisen tarvetta realistisesti. Kannattaa arvioida organisaation osaamista ainakin seuraavista näkökulmista:
- Onko riittävästi osaamista toimittajien kilpailuttamisesta, ERP-ratkaisujen hankinnasta sekä toimittajahallinnasta?
- Onko mahdollisuus irrottaa riittävästi kyvykkäitä liiketoimintaprosessit ja liiketoiminnan tavoitetilan tuntevia ihmisiä tekemään hanketyötä? Löytyykö heidän tilalleen entisiin tehtäviin korvaajia?
- Onko riittävästi muutoksen läpiviennin ammattilaisia, joilla on näyttöjä haastavien muutosten johtamisesta?
- Skaalautuvatko nykyiset resurssit kasvavaan viestinnän ja koulutuksen tarpeeseen?
- Onko riittävästi osaamista ja kokemusta vaativien ERP-hankkeiden johtamisesta sekä projektien johtamisesta yleisesti?
- Onko riittävästi teknistä osaamista, arkkitehtuuriosaamista, mallinnusosaamista sekä systeemityön tuntemusta?
- Onko riittävästi nykyjärjestelmät tuntevia asiantuntijoita, jotka voidaan irrottaa tekemään hanketyötä. Onko heidän tilalleen korvaajia?
- Onko riittävästi henkilöitä, jotka tulevat ottamaan haltuun uudet toimintaprosessit ja mahdollisesti kokonaan uuden teknologian?
Usein ongelma on, että ERP-hankkeen alkaessa ei vielä ymmärretä tai uskota tulevaa osaamisen tarvetta ja hankkeen vaatimaa työmäärää. Saatetaan ajatella, että valittava toimittajakumppani tuo kaiken tarvittavan osaamisen organisaatioon. On tavallista, että osaamistarvetta arvioidessa korostetaan oman liiketoiminnan ja toimialan osaamisen tärkeyttä ohi muun tarvittavan osaamisen. Saatetaan lykätä osaamisen tuomista hankkeeseen, vaikka todellisuudessa olisi tärkeää jo alussa saada avainosaajat kasvamaan rooleihinsa. Hankejohtamisen osaamista ei aina edes tunnisteta omaksi osaamisekseen, vaikka osaaminen vastaavista hankkeista on yksi keskeisimpiä onnistumista määrittäviä tekijöitä.
Osaamis-ja resurssitarpeen arviointikaan ei siis ole mutkatonta ja menee joskus pieleen. Tässäkin asiassa, samoin kuin ERP-hankkeen suunnittelussa yleensä, kokemuksesta on paljon hyötyä.
Useat erppisirkukset nähneenä voin kertoa, että harvoin vanhat pellet riittävät. Jotta sirkus uudistuu ja näytökset onnistuvat, kannattaa tirehtöörin valita uusia pellejä. Mutta vain niitä, joille temput ovat tuttuja entuudestaan.
Autan mielelläni hankkeiden suunnittelussa ja osaamistarpeen arvioinnissa tai hankkeiden johtamisessa.