Hankejohtaja esittelee tilannetta ohjausryhmässä. Numerot ymmärrät – rahaa palaa tasaiseen tahtiin ja paljon. Aikataulun ymmärrät, taas on luvassa viivettä. Vaikka kuinka kysyt lisää, teknisistä asioista ymmärrät suunnilleen saman verran kuin sika Sibelius-viikosta. Huolesi kasvaa.
Monelle johdossa olevalle ison hankkeen seuraaminen on vaikeaa, sillä hankkeen raportointi on väärässä muodossa väärälle yleisölle. Tekninen jargoni, projektinhallinnan termit ja detaljitaso eivät auta liiketoimintajohtoa. Ne voivat luoda tunnetta siitä, että projekti etenee omassa todellisuudessaan erillään organisaatiosta.
Johto tarvitsee faktat, ei siloteltua kuvaa tai teknisiä yksityiskohtia. Vain rehellisen ja liiketoiminnan kielelle puetun tilannekuvan avulla voidaan tehdä oikea-aikaisia ja vaikuttavia päätöksiä.
Mistä tunnistaa, että hanke on hallinnassa?
👍 Selkeä kieli ja oikea taso. Jos ohjausryhmässä puhutaan koodikielillä tai PowerPointit täyttyvät arkkitehtuurikaavioista, on ongelma. Hyvä hankejohtaja pystyy tiivistämään monimutkaisen asian niin, että liiketoimintajohto saa kiinni: missä mennään, mitä päätöksiä tarvitaan ja mitä riskejä on näkyvissä.
👍 Rehellinen raportointi. Viivästyksiä ja haasteita tulee aina. Jos esityksissä kaikki näyttää jatkuvasti vihreältä, mutta todellisuudessa aikataulu venyy ja kustannukset paisuvat, kannattaa huolestua. Hyvä hankejohto uskaltaa kertoa myös huonot uutiset ja tehdä ehdotuksia, miten ongelmat ratkaistaan.
👍 Päätöksenteko tapahtuu oikeissa paikoissa. Ohjausryhmän ja johdon tehtävä ei ole kuunnella teknistä tilannekatsausta, vaan tehdä linjaavia päätöksiä. Jos keskeiset asiat päätetään pienissä työryhmissä tai epävirallisissa kahvipöytäkeskusteluissa, ohjausryhmä jää ulkokehälle ja se on vaaran paikka.
👍 Kytkentä liiketoimintaan on kirkas. ERP, CRM, uusi verkkopalvelu tai mikä tahansa iso hanke ei ole teknologiahanke – se on liiketoiminnan muutoshanke. Hyvä hankejohtaja pystyy jatkuvasti kertomaan, mitä hyötyä hanke tuo liiketoiminnalle ja missä vaiheessa hyödyt alkavat realisoitua.
Jos johto kokee jatkuvasti epävarmuutta ja viestintä ei avaudu, se kertoo yleensä siitä, että hankejohtajalla ei ole kykyä kommunikoida oikealla tasolla tai siitä, että hanke ei ole oikeasti hallinnassa.
Kummassakin tapauksessa kannattaa pysähtyä ja kysyä:
🔍 Ymmärrämmekö aidosti, mitä hanke on meille tuomassa?
🔍 Tiedämmekö, missä vaiheessa ollaan ja mitä riskejä edessä on?
🔍 Osaammeko tehdä oikeita päätöksiä juuri nyt?
Parhaimmillaan hankejohtaja on kuin simultaanitulkki kahden maailman välillä: teknisen toteutuksen ja liiketoimintajohdon. Hän osaa kääntää asiat kielelle, jota johto ymmärtää ja jossa päätöksiä voidaan tehdä. Jos tämä taito puuttuu, hanke ei ole hyvissä käsissä.
Saatko hankejohdolta rehellisen kuvan hankkeestasi?
